Renseignements supplémentaires sur les dossiers

Général

Est-il nécessaire de rassembler tous les renseignements avant de commencer à remplir un long dossier?

Les dossiers complexes ont été subdivisés en sections; vous pouvez les remplir et les consulter dans n’importe quel ordre et en faire le suivi au moyen de l’assistant « Votre progression ». Il est possible d’enregistrer un brouillon des profils dont les renseignements sont incomplets. Un crochet vert apparaît à côté des sections contenant suffisamment d’information pour l’envoi tandis qu’un indicateur met en évidence les sections incomplètes. Dans une section incomplète, des indicateurs assortis d’instructions vous guident pour que vous fournissiez l’information nécessaire. La dernière section intitulée « Vérifier et soumettre » vous permet de vous assurer que tous les renseignements sont exacts avant l’envoi.

Est-il possible d’envoyer un dossier ou un paiement (qui doit être soumis dans SEDAR+) directement aux autorités en valeurs mobilières?

No, filings that are required to be submitted on SEDAR+ will not be accepted if filed in paper or using another delivery method outside of SEDAR+. Similarly, fees payable on SEDAR+, must be paid on SEDAR+ as other payment methods will not be accepted.

The only exception to the above is if you are relying on a temporary hardship exemption, in which case you will need to follow the process identified in NI 13-103.

Que va-t-il arriver aux dossiers qui ont été déposés initialement dans SEDAR?

Les dossiers déposés dans SEDAR seront migrés vers SEDAR+. Si vous devez envoyer d’autres documents ou correspondances pour un dossier qui a été déposé initialement dans SEDAR, recherchez le dossier en question dans SEDAR+ et mettez-le à jour avec la documentation supplémentaire.. 

Est-ce que le formulaire 6 de SEDAR est encore exigé?

Non. Il n’est plus nécessaire de signer et d’envoyer le formulaire 6 d’attestation d’authentification de SEDAR au poste de service des ACVM. 

Quand les documents déposés dans SEDAR+ sont-ils accessibles au moyen du service de distribution de données SEDAR+?

Lorsqu’un émetteur dépose des documents liés à un prospectus auprès d’un membre des Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) au moyen de SEDAR+, ces documents sont confidentiels et ne sont pas accessibles au public. Après examen, les ACVM rendent publics les documents appropriés. Ceux-ci deviennent accessibles au moyen du service de distribution de données SEDAR+. Les documents d’information continue, comme les communiqués, les états financiers, les avis de dates d’assemblées et les rapports annuels, ne requièrent pas l’examen des ACVM pour être rendus publics; ils sont immédiatement accessibles au moyen du service de distribution de données SEDAR+. Pour en savoir plus sur ce service, veuillez contacter le poste de service des ACVM au 1-800-219-5381. 

Fonds d’investissement

Pourquoi dois-je sélectionner plusieurs fois les fonds pour un dépôt?

L’étape 3 du dépôt d’un prospectus concerne les fonds d’investissement inclus dans le dépôt. Vous devez sélectionner tous les fonds relatifs à ce prospectus dans la liste qui s’affiche.  

• Cas 1 : lorsqu’un fonds est retiré du prospectus définitif, il doit être retiré de la liste avant l’envoi des documents définitifs.
• Cas 2 : lorsqu’un fonds est ajouté à un prospectus (provisoire, projet, provisoire et projet combinés), il doit être ajouté à la liste avec un nouveau sous-type avant l’envoi.
• Cas 3 : lorsqu’un fonds est ajouté à un prospectus définitif, il doit être ajouté à la liste avant l’envoi d’un prospectus provisoire.

L’étape 4 du dépôt d’un prospectus concerne les fonds d’investissement inclus dans l’envoi. Les fonds sélectionnés à l’étape 3 s’affichent. Sélectionnez tous les fonds ou un seul si les documents ne concernent que celui-ci, comme c’est le cas du dépôt de l’aperçu d’un fonds donné. Si vous déposez un document différent pour chaque fonds, un envoi séparé est requis pour chaque fonds et son aperçu. Si vous faites un dépôt de type « Modification du définitif », sélectionnez seulement le fonds à modifier et joignez-y le document requis pour cet envoi. 

Qu’arrive-t-il à un dossier « brouillon » lorsqu’un fonds d’investissement est ajouté à un groupe ou retiré d’un groupe?

Si des fonds d’investissement sont ajoutés à un groupe de fonds d’investissement pendant que le dossier est en cours de préparation ou lorsque l’utilisateur revient à un dossier enregistré comme « brouillon » pour le finaliser, la liste des fonds pouvant être sélectionnés tient compte des nouveaux fonds ajoutés. Ces derniers peuvent être sélectionnés et ajoutés au dossier. 

Si des fonds d’investissement sont retirés du profil du groupe de fonds d’investissement pendant que le dossier est en cours de préparation ou lorsque l’utilisateur revient à un dossier enregistré comme « brouillon » pour le finaliser, l’utilisateur doit décocher les fonds ayant été retirés du groupe de fonds d’investissement si ces fonds ne font plus partie du dossier.

Lors de l’envoi du dossier, le système s’assure que tous les fonds sélectionnés sont toujours valides et qu’ils existent dans le profil du groupe de fonds d’investissement.   

J’ai envoyé un dossier pour un groupe de fonds d’investissement comprenant plusieurs fonds. Verrai-je le dossier pour chacun des profils de ces fonds d’investissement? 

Dans le cas d’un groupe de fonds d’investissement, le système crée un dossier distinct pour chacun des fonds d’investissement qui étaient sélectionnés pendant l’envoi. Vous trouverez le dossier envoyé dans le profil de chacun des fonds d’investissement visés. 

Puis-je envoyer des documents pour plus d’un fonds d’investissement à la fois?

Oui, à condition que les fonds d’investissement appartiennent à un groupe et que le document à envoyer soit le même pour tous les fonds de ce groupe. Pour envoyer le même document pour plus d’un fonds d’investissement, vous devez préparer le dépôt depuis le profil du groupe de fonds d’investissement. Dans la section « Dossier et coordonnées », téléversez le document que vous voulez envoyer et sélectionnez les fonds d’investissement du groupe qui s’appliquent à ce document. Il n’est pas nécessaire d’associer tous les fonds d’investissement du groupe au document.  

Si les fonds d’investissement n’appartiennent pas au même groupe ou si vous devez envoyer un document différent pour chacun des fonds, vous ne pouvez pas effectuer un dépôt pour plusieurs fonds d’investissement en même temps.

Puis-je envoyer un document pour un seul fonds ou pour seulement certains fonds dans un dossier comprenant plusieurs fonds d’investissement?

Oui : si le dossier a été préparé pour plusieurs fonds d’investissement et que le document est envoyé pour un ou certains fonds du dossier, vous pouvez sélectionner le ou les fonds concernés depuis « Sélectionnez les fonds d’investissement inclus dans cet envoi ». Le document envoyé ne se trouvera que dans le profil des fonds d’investissement sélectionnés.  

ID de regroupement

Qu’est-ce qu’un ID de regroupement de documents et à quoi cela sert-il?

Lorsque vous ajoutez des documents à un envoi de dossier, vous devez parfois fournir des données supplémentaires (titre du document, nom de la personne qualifiée, date d’effet du document, etc.) selon le type de document téléversé. Si un document requiert d’autres données ou si des droits sont exigés pour ce document, le système générera un ID de regroupement unique et alphanumérique. 

L’objectif de l’ID de regroupement de documents est de prévenir le recalcul des droits de dépôt lorsque de nouveaux documents sont téléversés et de permettre aux données d’être saisies automatiquement dans les documents similaires lors des prochains envois concernant le même sous-type de dossier.   

Vous devez chercher et utiliser l’ID de regroupement des documents dans les cas de figure suivants :  

• téléversement d’une version corrigée du même document; 
• téléversement du même document, mais dans une autre langue; 
• correction ou mise à jour du document ou des caractéristiques des droits. 

Comment puis-je trouver un ID de regroupement?

The Grouping ID for a document can be found on the ‘Submitted documents’ tab on the filing.

Refaire un dépôt

Comment puis-je déposer à nouveau un document si sa version actuelle contient des erreurs ou s’il manque des informations?

Si vous voulez corriger une coquille importante, une erreur administrative ou une omission dans un dossier, vous devez procéder à un nouveau dépôt de l’ensemble du document corrigé. Joignez au document corrigé une lettre d’accompagnement décrivant la correction et précisant la date de celle-ci. Vous devez sélectionner et mettre à jour le dossier concerné, sélectionner le même sous-type, chercher l’ID du document (le cas échéant), puis joindre le document corrigé au bon type de document. 

 Si le document incorrect original est public et que vous voulez le retirer du domaine public, lisez la rubrique intitulée « Modification de l’accès public attribué à des documents transmis ».   

Comment puis-je déposer à nouveau un document s’il a été déposé sous le mauvais type de dossier ou sous la mauvaise catégorie de dossier?

Si vous voulez corriger un dossier envoyé sous le mauvais type de dossier ou sous la mauvaise catégorie de dossier, vous devez envoyer le dossier complet comme s’il s’agissait d’un nouveau dossier.

Si des droits s’appliquent, vous devez demander une exonération ou repayer les droits et demander un remboursement par la suite. Pour en savoir davantage sur l’exonération des frais et les remboursements, consultez :

• la page Effectuer des paiements, qui contient une rubrique intitulée Exonération des frais;
• la page Consulter les droits, les paiements et les remboursements, qui contient une rubrique intitulée Remboursements .

Si la version corrigée est déposée alors que le document concerné est déjà accessible au public, les deux dossiers et versions du document seront accessibles au public.

Les bases du dépôt

Quelle est la différence entre le numéro de dossier et le numéro d’envoi?

Lorsqu’un nouveau dossier est envoyé, le système génère un numéro de dossier unique pour le dossier et son premier envoi. Chaque fois qu’un dossier est mis à jour, le système génère un autre numéro d’envoi, ce qui permet de retrouver les détails des modifications. Vous pouvez chercher le dossier ou l’envoi en utilisant les numéros qui s’y rattachent.   

Puis-je ajouter ou retirer des organismes destinataires si le dossier a été envoyé?

L’ajout ou le retrait d’un organisme destinataire est possible en tout temps après l’envoi du dossier.  

Cette action s’effectue lors de la mise à jour du dossier et ne nécessite pas de téléversement de document dans le dossier. Pour certains dossiers, l’ajout d’un organisme destinataire déclenchera des obligations de dépôt additionnelles et/ou des droits de dépôt réglementaire. Si un organisme destinataire est retiré d’un dossier, ce territoire continuera d’avoir accès à tous les documents déposés antérieurement par rapport à ce dossier. Si un organisme destinataire est ajouté à un dossier, tous les documents déposés antérieurement par rapport à ce dossier deviendront accessibles à ce territoire sans que le déposant ait à faire quoi que ce soit.  

Je suis en train de créer un profil et/ou un dossier. Comment puis-je savoir si un champ est obligatoire?

Tous les champs sont obligatoires, sauf si le nom du champ comprend la mention « le cas échéant » entre crochets.   

Qui devrais-je désigner comme la « personne-ressource principale » du dossier? 

La « personne-ressource principale » est la personne qui peut répondre aux questions sur le contenu du dossier. Il s’agit normalement de la personne qui a préparé les documents. Une notification sera envoyée à l’adresse électronique de la personne-ressource principale attitrée au dossier à l’envoi du dossier ou à l’échéance de la version « brouillon » du dossier.  

La date du dépôt se base-t-elle sur l’heure normale de l’Est?

Oui, le système se base sur l’heure de l’Est (HE).   

Comment sera calculé le délai pour les examens de dépôts faits dans SEDAR+?

SEDAR+ est accessible en tout temps. Toutefois, le délai d’examen par une autorité en valeurs mobilières commence généralement à la date de dépôt du document dans SEDAR+ ou immédiatement après cette date. Si le dépôt est fait après 17 h, heure locale de la ville où se trouve l’autorité en valeurs mobilières, la date de dépôt retenue pour le calcul du délai sera le jour ouvrable suivant.   

Exemple : l’Ontario est l’autorité principale pour une demande. Les directives internes en matière d’examen de la Commission des valeurs mobilières de l’Ontario exigent un délai de 10 jours ouvrables à compter de la réception de la demande complète et valide pour l’octroi d’une première lettre d’observations. La demande est reçue le 1er mai 2023 après 17 h (HE). Le système l’enregistre comme étant reçue le 2 mai 2023 en Ontario. Dans ce cas, le délai d’examen commence le 3 mai 2023 et la première lettre d’observations doit être émise le 16 mai. 

Pour en savoir davantage sur la façon dont sont calculés les frais de retard, veuillez consulter « Si SEDAR+ est disponible en tout temps, comment seront calculés les frais de retard? ». 

Quand dois-je créer un nouveau dossier plutôt que mettre à jour un dossier existant?

Un nouveau dossier doit être créé chaque fois que vous vous apprêtez à effectuer une nouvelle série de dépôts liés à une opération distincte. Dans le cas, par exemple, d’un projet de prospectus simplifié (ou un prospectus de renouvellement) qu’il faut déposer pour renouveler le placement des titres d’un fonds d’investissement pour une autre année, le document doit être le premier envoi d’un nouveau dossier; il ne doit pas faire partie du dossier de l’année précédente. Par contre, les modifications ou ajouts apportés à un prospectus doivent être déposés dans le dossier au moyen de la fonction « Mettre à jour ». 

Pourquoi les dossiers d’autres émetteurs s’affichent-ils à l’onglet « Dossiers » du profil?

Des dossiers peuvent être associés à plus d’un profil, mais seul le nom du profil principal s’affiche. L’onglet « Dossiers » peut donc contenir des dossiers associés au profil provenant d’autres émetteurs. Une mention indique les dossiers associés à plusieurs profils. Exemples: 

1. Offres publiques d’achat : le nom de l’initiateur et le nom de la société visée s’afficheront sous le nom de leur profil.   
2. Déclarations de placement avec dispense : si un dossier est envoyé par un preneur ferme, la mention « Dossier d’un preneur ferme » s’affichera sous son nom.
   

Je veux envoyer un dossier en particulier (états financiers annuels, prospectus ordinaire, etc.), mais je ne trouve pas l’action qui me permettrait de le faire dans mon profil. Pourquoi?

L’action permettant de créer un dossier particulier dans un profil dépend 1) du type de profil, 2) de si l’émetteur est assujetti ou non assujetti et 3) du type ou de la catégorie du fonds d’investissement si l’émetteur est un fonds d’investissement. Si cette action n’est pas offerte pour vous, vérifiez les détails de votre profil et apportez les corrections nécessaires, au besoin. Vous devriez pouvoir la voir par la suite.  

Comment puis-je faire un dépôt à l’égard d’un profil qui existe, mais que je ne peux pas voir?

Si vous ne voyez pas un profil et que vous savez qu’il existe, c’est que le profil est privé. Vous devrez envoyer une demande à l’autorité principale pour que le profil soit rendu public.

Quand dois-je sélectionner le type de dossier « Autres dossiers »?

Ne sélectionnez ce type de dossier que lorsqu’il n’y a aucune autre option qui s’applique à votre dossier. Consultez l’inventaire des dossiers pour connaître la liste des types de dossiers. Tous les documents déposés sous le type de dossier « Autres dossiers » seront privés et ne pourront pas être consultés par le public. Pour consulter ces documents ou les rendre publics, le cas échéant, communiquez avec l’autorité principale de l’émetteur. 

Quels sont les dossiers qui ne doivent pas être déposés dans SEDAR+?

L’article 3 du Règlement 13-103 sur le Système électronique de données, d’analyse et de recherche + (SEDAR+) présente la liste des documents qui ne doivent pas être déposés dans SEDAR+. Les dossiers concernant les demandes, les dépôts préalables et les demandes de dérogation qui ne sont pas concernés par la phase 1. Pour en savoir plus, consultez la page Quels sont les demandes, dépôts préalables et demandes de dérogation qui doivent être déposés dans SEDAR+ lors de la phase 1? 

Cela vise aussi les documents stipulés dans les paragraphes (a) à (g) de l’article 3 du Règlement 13-103, comme les documents déposés ou transmis dans le cadre d’une audience, d’un examen de conformité, d’une procédure ou d’une enquête, les déclarations confidentielles de changement important et certains autres formulaires, avis et lettres.

Comment puis-je consulter les droits calculés pour un dossier avant son envoi?

Après la page « Vérifier et soumettre », la page « Sommaire des droits et paiement » présente une ventilation de tous les droits exigibles par territoire, document et type de droits avant l’envoi.

Comment puis-je ajouter un ou des territoires à un dossier et payer les droits de dépôt?

Pour ajouter un ou plusieurs territoires à un dossier déjà soumis :

1. cliquez sur « Mettre à jour le dossier »;
2. dans la section « Destinataires », cliquez sur « Modifier »;
3. sélectionnez le ou les territoires à ajouter au dossier;
4. cliquez sur « Enregistrer et continuer »;
5. cliquez sur « Soumettre ».

Comme vous n’avez pas ajouté de document au dossier, aucun droit applicable ne sera généré au moment de la soumission. Veuillez communiquer avec le poste de service des ACVM pour que les droits à payer soient créés pour les territoires ajoutés. Si vous n’avez ajouté qu’un seul territoire, veuillez communiquer directement avec l’autorité concernée.

Remarque : cela ne s’applique pas aux dépôts de prospectus, car il faut soumettre des documents lors de l’ajout de territoires à un dossier.

Consultez Payer les droits exigibles pour savoir comment procéder au paiement.

Pourquoi la question « Un avis indiquant que l’auditeur n’a pas effectué l’examen est-il joint? » s’affiche-t-elle?

En vertu du paragraphe 2 de l’article 2.12 du Règlement 81-106, si un auditeur n’a pas effectué l’examen du rapport financier intermédiaire à déposer, celui-ci doit être accompagné d’un avis en faisant état.  L’avis n’a pas à être déposé séparément du rapport financier intermédiaire. Il peut y être joint ou être inclus dans le rapport lui-même. Il s’agit d’une pratique courante depuis l’entrée en vigueur de cette exigence. Si un avis est inclus dans le rapport financier intermédiaire ou déposé séparément, répondez « Oui » à la question « Un avis indiquant que l’auditeur n’a pas effectué l’examen est-il joint? » .

Quand est-ce que je dois déposer un Avis de dissolution ou une Preuve de la dissolution?

Il arrive qu’un émetteur cesse d’être un émetteur assujetti. Dans ce cas, il suffit qu’un agent dépose une Preuve de la dissolution auprès de l’autorité de chaque territoire dans lequel l’émetteur était un émetteur assujetti. Pour en savoir plus, consultez l’instruction générale 11-206